Правила использования TripScan

Общие положения

TripScan — сервис для управления командировками, который помогает компании оформлять служебные поездки, согласовывать их внутри команды и вести связанные документы в одном интерфейсе. Пользователь принимает правила при работе с сервисом и отвечает за корректность данных, которые вносит в заявку на командировку.

Сервис предназначен для делового использования: планирования поездок, подбора билетов, учёта расходов и подготовки авансового отчёта. TripScan не подменяет внутренние регламенты компании, а помогает соблюдать их и упрощает взаимодействие между сотрудниками, руководителями и бухгалтерией.

Подача заявок

Для оформления служебной поездки пользователь заполняет заявку на командировку и указывает сведения, необходимые для согласования и дальнейшей организации поездки. Важно передавать только актуальные данные о маршруте, датах, цели поездки и участниках, если командировка групповая.

Пользователь обязуется не использовать сервис для фиктивных заявок, недостоверных согласований или действий, которые могут нарушить внутренние правила компании. TripScan вправе ограничить доступ к функциям, если данные используются некорректно или мешают рабочему процессу.

Билеты и отчётность

TripScan помогает подбирать билеты и отслеживать этапы командировки, чтобы сотрудник и ответственные лица могли видеть статус поездки без лишней переписки. Итоговые документы, связанные с поездкой, пользователь формирует и загружает в соответствии с требованиями своей компании и применимыми нормами.

После завершения служебной поездки пользователь обязан своевременно передать сведения для отчётности, включая данные, необходимые для авансового отчёта и закрытия командировки. Если в поездке меняются планы или возникают дополнительные расходы, их нужно отражать в сервисе без задержки.